Administratie bewaren: de 5 redenen om een poststuk weg te doen

Kom je om in stapels en stapels papier? En dreig je daardoor het overzicht over je administratie te verliezen? Tijd om de bezem door je papieren te halen! Maar ja, hoe weet je nu wanneer administratie bewaren wijsheid is en wanneer je poststukken juist beter kunt wegdoen? De HuishoudCoach zet de 5 beste redenen om afstand te doen van een poststuk voor je op een rijtje.

Stop met eindeloos administratie bewaren

Al je administratie bewaren is niet nodig. In de volgende gevallen kun je een met droge ogen wegdoen:

… het poststuk heeft geen bewijsfunctie

De meeste mensen hebben de neiging om álle post te bewaren, omdat ze bang zijn iets weg te doen dat ze later nodig hebben. Maar in feite hoef je een poststuk alleen maar te bewaren als het een bewijsfunctie heeft (paspoort, trouwboekje, hypotheekakte, polisbladen, arbeidscontracten enzovoort) en/of als er informatie op staat die je moeilijk elders kunt opvragen (zie onder).

… het poststuk bevat informatie die elders makkelijk opvraagbaar is

Paperassen waar alleen maar informatie in staat, die je bijv. makkelijk online kunt opvragen, hoef je niet te bewaren. Pensioenoverzichten, rekeningen van grote aankopen, uitnodigingen met datum en locatie moet je dus wél koesteren. Maar de folder met openingstijden van het subtropisch zwemparadijs waar je maar 2 x per jaar heengaat of de papieren schoolgids van de kinderen, die ook downloadbaar is, kun je gewoon in de oud papierbak wegwerken.

… het poststuk is ouder dan 5 jaar

Voor alle paperassen die je voor de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting nodig hebt, geldt dat je ze als particulier na 5 jaar (en als ondernemer na 7 jaar) mag wegdoen. Dus ja, van die bankafschriften en loonstrookjes van 15 jaar terug kun je écht zonder aarzeling afstand doen!

… je beschikt over een recenter of vervangend exemplaar

Van veel papieren krijg je elk jaar een vervangend exemplaar. Denk maar aan de adressenlijst van je sportclub, het polisblad van je ziektekostenverzekering en de CAO-overeenkomst van je werk. Dit nieuwere exemplaar vervangt het oudere, zodat je het laatstgenoemde kunt wegdoen (tenzij het een bewijsfunctie heeft natuurlijk 🙂).

… het poststuk is ‘afgeleide informatie’ waarom je zelf niet hebt gevraagd

Je kent ze wel, die magazines die ziektekostenverzekeraars, pensioenverstrekkers, vakbonden, uitvaartorganisaties enzovoort je ongevraagd toesturen wanneer je eenmaal klant bij hen bent. Voel je niet verplicht deze magazines te lezen. Vaak is het als informatie vermomde reclame voor nieuwe producten van dezelfde aanbieder en slechts bedoeld om jou als klant verder aan zich te binden. Dus heb je er na een week niet ingekeken of weet je op voorhand dat je het niet gaat lezen? Zonder pardon weg ermee!