Digitale administratie thuis opzetten

Els Jacobs

Droom jij al jaren van zo’n heerlijk georganiseerde digitale administratie thuis, die alleen nog maar ruimte inneemt op je harde schijf of  ‘in the cloud’? En waarin je voortaan elk belangrijk document in 2 seconden kan terugvinden? Maar weet je niet hoe je dat doet, een digitale administratie opzetten?

Hieronder lees je hoe je in 5 simpele stappen van je papieren administratie een digitale administratie maakt!

1. Verzamel alle documenten vanaf 1 januari dit jaar

Huh, vanaf 1 januari dít jaar? Ja, weersta de verleiding om alle ingekomen post van de afgelopen 5 jaar te sorteren en digitaliseren. Neem liever 1 januari van dit jaar als startpunt voor je digitale administratie. Hiermee richt je jouw pijlen meteen op de meest relevante poststukken van dit moment. Bovendien vergroot je de kans dat jouw digitale administratie thuis écht het daglicht zal zien!

  • Verzamel alle papieren poststukken die je sinds 1 januari via de post, je werk, school of andere instanties hebt ontvangen.
    • Zitten ze al keurig in (hang)mappen of ordners, pak deze er dan bij.
    • Zijn het losse documenten die overal en nergens in je huis rondzwerven (denk aan je eettafel, bureau, bureauladen, aanrecht)? Pak dan een lege verhuisdoos, verzamel alle losse brieven hierin en neem deze mee naar de eettafel.
    • N.B. Kom je post van voor 1 januari tegen? Stop deze in een aparte, gelabelde doos en zet deze op een goed bereikbare plek, waar hij niet in de weg staat.
  • Verzamel alle mails met digitale poststukken, zoals facturen, contracten en polissen, die je sinds 1 januari hebt ontvangen. Plaats deze in het mapje ‘Thuisadministratie’ in de inbox van je e-mail programma, dat je speciaal voor dit doel aanmaakt.

2. Sorteer deze documenten en beslis welke je moet en/of wil bewaren

  • Bekijk de papieren poststukken 1 voor 1 en beslis wat ermee moet gebeuren: weggooien of bewaren? Een handig overzicht van waarom en hoe lang je bepaalde documenten uit je administratie moet bewaren, vind je in het eerder verschenen artikel Bewaartermijnen. Gooi overbodige poststukken in de papierbak of haal ze door de papierversnipperaar en leg alle poststukken die je wél wil of moet bewaren op afzender.
  • Open de mails met digitale poststukken 1 voor 1 en beslis wat ermee moet gebeuren: weggooien of bewaren? Kom je een digitaal poststuk tegen, dat je wil of moet bewaren, kijk dan onder stap 4 hoe je dit document handig hernoemt en definitief opslaat.

Tip – Bewaar alleen poststukken die een bewijsfunctie hebben (zoals facturen, polissen, akten, contracten enzovoort) en/of waar informatie in staat die je niet snel ergens anders kunt vinden.

3. Scan alle resterende papieren documenten in

Nu ben je zover dat je met de daadwerkelijke digitalisering kan beginnen. Pak de stapel met resterende papieren poststukken erbij, die je op afzender hebt gelegd. Scan deze één voor één in. Je kan hiervoor verschillende apparaten gebruiken:

  • all-in-one printer, die naast prints en kopieën ook scans kan maken
  • scan-app op je smartphone, zoals CamScanner, Turboscan Pro, Tiny Scanner, Adobe Scan, Genius Scan of Scanbot.
  • dataopslag-app op je smartphone, zoals Dropbox en Google Drive, die beide de mogelijkheid bieden om scans te maken
  • speciale scanner zoals de Fujitsu Scansnap of Canon Canoscan

Welke manier je ook gebruikt, kies vooral voor één scanmethode. Zo raak je sneller vertrouwd met het scannen, wat de drempel verlaagt om het te blijven doen. Heb je het document gescand? Geef het dan direct de juiste naam: welke naam dat is, lees je bij stap 4.

Tip – Overweeg je een speciale scanner aan te schaffen voor het opzetten van je digitale administratie, let er dan op dat de scanner meerdere pagina’s tegelijkertijd kan scannen, dubbelzijdig beschreven pagina’s kan scannen en PDF’s kan maken waarvan de tekst doorzoekbaar is.

4. Geef je gedigitaliseerde documenten een handige naam

Wanneer je een papieren document hebt gescand of een digitaal document uit een mail hebt gehaald, dat je wil bewaren, dan zal je het van een handige naam moeten voorzien, wil je het later makkelijk kunnen terugvinden. Het beste format dat je hiervoor kan gebruiken is: ‘afzender-jj-mm-dd-onderwerp.pdf’.

Het format ‘afzender-jj-mm-dd-onderwerp.pdf’ biedt jou namelijk de mogelijkheid om alle gedigitaliseerde post eenvoudig op afzender te sorteren en een snelle inschatting te maken van waarover het poststuk gaat. Daarnaast geeft het je op langere termijn de mogelijkheid om poststukken, waarvan de bewaartermijn inmiddels is overschreden, snel te selecteren en verwijderen.

Heb je het document een goede naam gegeven, sla het dan direct op in de map ‘Thuisadministratie’, die je speciaal voor dit doel aanmaakt in de ‘Documenten’ map in je computer. Verwerk zo alle documenten, totdat je de laatste van de stapel hebt ingescand. Ziezo, jouw digitale administratie thuis is een feit!

LET OP! – Gooi na het inscannen niet rücksichtslos alle papieren documenten in de papierbak, vooral niet als het om belangrijke documenten met een bewijsfunctie gaat, zoals contracten, polissen of notariële stukken! Ingescande documenten hebben namelijk een zogenaamde vrije bewijskracht in plaats van dwingende bewijskracht. Bewaar daarom van cruciale documenten als je trouwakte, eigendomsbewijs van je huis, contracten enzovoort naast de digitale versie ook altijd de papieren versie.

Tip – Vind je het praktisch als je map ‘Thuisadministratie’ direct benaderbaar is op je computer? Maak een snelkoppeling naar deze map aan op het bureaublad van je computer, zodat je de map ‘Thuisadministratie’ met één muisklik kan openen.

5. Verwerk inkomende post voortaan direct in je digitale administratie thuis

De komende tijd zal je geregeld nieuwe post ontvangen, zowel via de brievenbus als mail. Bekijk direct of je deze poststukken wil of moet bewaren. Zo ja, maak er meteen een scan van, geef het document een handige naam en sla hem op in je map ‘Thuisadministratie’. Dit kost je slechts 3 minuten tijd en betekent dat je voortaan altijd 100% up-to-date bent!

Tip – Ben je huiverig voor pottenkijkers, die ongewenst een kijkje komen nemen in jouw digitale administratie? Bescherm je gegevens met een goed, sterk wachtwoord, dat je alleen deelt met jouw partner of zaakwaarnemer. En maak twee-wekelijks een kopie op een harde schijf, die je los van je computer bewaart.

Tip – Op zoek naar een document in je digitale thuisadministratie? Open Spotlight (iOS) of Verkenner (Windows), tik de naam van de afzender en het jaartal in, en je hebt het document in 2 seconden gevonden!

O ja, en wat doe je met papieren documenten van vóór 1 januari?

Dat hangt er van af. De meeste documenten kan je gewoon in de mappen of ordners laten zitten of in een gelabelde verhuisdoos stoppen en veilig wegzetten.

Enige uitzondering hierop zijn documenten die een bewijsfunctie hebben én die je – vaak levenslang – moet bewaren. Denk hierbij aan je trouwboekje, adoptie-papieren, echtscheidingspapieren, eigendomsbewijzen, testamenten, huwelijkse voorwaarden, diploma’s, arbeidscontracten, enzovoort. Maak ook hiervan een scan, zodat je altijd een digitale kopie hebt, en bewaar de originelen op een veilige plek.