Zit jouw inbox bomvol? Laat je mails veel te lang onbeantwoord? Heb je moeite mails terug te vinden? Ontsnappen er regelmatig belangrijke mails aan je aandacht?
Je bent niet de enige. Maar liefst 70% van de mensen lukt het niet om:
- het aantal mails in de inbox binnen de perken te houden
- inkomende e-mails snel en effectief af te handelen
- mails die bewaard moeten worden vindbaar te archiveren
- overbodige e-mails op tijd weg te gooien
- duidelijke mails te schrijven die derden snel kunnen beantwoorden
Maar geen nood: er is een methode om weer snel overzicht te krijgen én te houden.
Het inrichten van je mailbox
1. Schrijf eerst op over welke onderwerpen je vaak mailt, welke taken je allemaal hebt of welke projecten je hebt lopen. Dit zijn je hoofdmappen. Een van de mappen is in ieder geval je archief-map. Om ervoor te zorgen dat deze map niet bovenaan verschijnt, noem je deze map Zolder of Z-Archief.
2. Breng deze hoofdmappen terug tot 10. Voor gewoon huis- tuin en keukengebruik van je mailbox, kun je misschien zelfs volstaan met: inbox, werk, privé, z-archief en project X, Y, Z.
3. Maak de mappenstructuur in je mailbox aan. Voor elke mailprovider kan dit op een andere manier.
4. Doe de nul-reset: plaats alle mails in de map Z-archief. Je gooit de mails dus niet weg, maar parkeert ze.
5. Zet de mails van de afgelopen twee weken weer terug. Deze mails behandel je direct of je plant een uur in je agenda om dit te doen.
En nu volhouden om elke mail in de juiste map te plaatsen. Als de mail behandeld is, kun je deze eventueel ook direct in het Z-archief plaatsen.
