arrow_drop_up arrow_drop_down
To do list maken die werkt
1 mei 2011 
in Tips

To do list maken die werkt

Heb jij ook zo’n takenlijst die alleen maar langer wordt in plaats van korter? Of waar de nodige taken op staan waaraan je al maanden geleden had moeten beginnen, of die maar niet af willen komen? Hoog tijd om te ontdekken hoe je van je moedeloos makende takenlijst een uitnodigende to do list maken kan!

Een to do list maken die werkt

1. Maak op een A4-tje een lijst van alle taken die op je bord liggen

Pak pen en papier, ga aan tafel zitten en schrijf alle taken op waarvan je denkt: ‘O ja, ik moet ook nog…’. Meestal zijn dit taken die

  • niet-regulier zijn, dat wil zeggen: taken buiten het normale patroon van je dagelijkse werkzaamheden om gaan.
  • erg vaag zijn, waardoor je ze steeds voor je uitschuift
  • je steeds weer dreigt te vergeten, al dan niet met opzet 🙂
  • variëren in belangrijkheid van heel belangrijk tot volkomen onbelangrijk

Maak een zo compleet mogelijk takenoverzicht en stel jezelf steeds de vraag: ‘En wat nog meer?’. Neem dus geen genoegen met een halfslachtig lijstje, het is tenslotte de bedoeling dat je hoofd straks lekker leeg is en jij beter kunt beslissen a) wat je wel en niet gaat doen en b) hoe je dat gaat doen…

2. Geef de taken op je takenlijst een prioriteit 1, 2 of 3

De meeste mensen hebben meer taken op hun lijst(jes) staan dan ze menselijkerwijs kunnen uitvoeren. Ken daarom eerst alle taken die je moet of wilt vervullen een prioriteit 1, 2 of 3 toe. Hierbij staat 1 voor hoogste prioriteit, 2 voor gemiddelde prioriteit en 3 voor lage prioriteit.

Weet je niet wat prioriteit heeft? Alles wat jou op kortere maar vooral op langere termijn geluk, gezondheid of geld oplevert, verdient prioriteit. Let op: geef niet meer dan 10% van je taken het etiket ‘Prioriteit 1’.

3. Vertaal de 3 belangrijkste prioriteit 1 taken in concrete acties

Pik de 3 belangrijkste taken met prioriteit 1 uit je lijst, pak er een to do boekje bij en schrijf deze ‘prioriteit 1 taken’ met flinke tussenruimten op de linkerpagina’s van je boekje.

Bedenk vervolgens voor elke taak wat de eerstvolgende concrete actie is die het afronden van die taak ten goede zal komen én welke concrete vervolgacties er nodig zijn om de taak echt tot een goed einde te brengen; schrijf die op de rechterpagina achter de bijbehorende taak. Een voorbeeld: de vage taak ‘Belastingaangifte indienen’ zou je kunnen opdelen in acties als:

  • ‘Bel werkgever voor kopie jaaropgave’
  • ‘Maak overzicht saldi eind 2014’
  • ‘Kopieer bonnen extra uitgaven ziektekosten’, enzovoort.

Zo ‘vertaal’ je jouw vage, abstracte takenlijst als het ware in een to do list met praktische, uitvoerbare acties. En dat verlaagt de drempel aanzienlijk om aan de slag te gaan!

4. Noteer alle acties op je to do list met een werkwoord

Start elke concrete actie die je opschrijft op de rechterpagina van je to do boekje met een werkwoord in de gebiedende wijs, bijvoorbeeld:

  • ‘Bel Marieke voor adres boekhouder’
  • ‘Mail makelaar Janssen’
  • ‘Kies de kleur verf voor de babykamer’
  • ‘Koop vitamine C’.

Daarmee prikkel jezelf om tot actie over te gaan, en daar is het je bij een to do list maken toch uiteindelijk om te doen :-)!

5. Voer gelijksoortige acties van je to do list ‘geclusterd’ uit

Wanneer je concrete acties zo efficiënt mogelijk wilt uitvoeren, is het handig soortgelijke acties geclusterd af te handelen. Trek bijvoorbeeld eens een uurtje uit om alle telefoontjes te plegen, die op je to do list staan. Dat scheelt je per actie de nodige voorbereidings- en afrondingstijd, omdat je alles wat je voor het ‘bellen’ nodig hebt maar één keer erbij hoeft te pakken.

En heb je alle acties uit je to do boekje afgemaakt? Kies dan 3 andere prioriteit 1 taken om van je takenlijst naar je to do boekje over te hevelen en vertaal ook die in concrete acties.

6. Doe alles wat minder dan 5 minuten kost NU!

Hoe korter je to do list is, hoe bemoedigender. Dé manier om je to do list binnen de perken te houden (buiten stap 2 van hierboven gewetensvol toe te passen) is om elke actie die je binnen 5 minuten kunt uitvoeren niet eens te noteren, maar meteen af te handelen. ‘Bel Marieke voor adres boekhouder’, ‘Maak nieuwe afspraak tandarts’ en ‘Vervang halogeenlampje bureaulamp’: het kan allemaal binnen 5 minuten, dus doe het NU. Je zult er versteld van staan hoezeer dit je slagkracht ten goede komt. Veel succes!

Over de schrijver
Professional organizer Els Jacobs van De HuishoudCoach is schrijver van boeken over opruimen, administreren, plannen en huishouden, waaronder de bestseller 'Het No Nonsense Opruimboek'. Sinds 2010 leidt ze via de Opleiding Professional Organizer voor Particulieren en de Opleiding tot Organizer voor de Zakelijke Markt nieuwe organizers op. En natuurlijk coacht ze ook zelf anderen nog steeds met veel plezier naar een opgeruimd leven!
Reactie plaatsen

Nooit meer onze tips missen?

Abonneer je gratis op De HuishoudCoach Nieuwsbrief, die 10 x per jaar bij 20.000+ mensen in de inbox valt. 

Dan ontvang ook jij voortaan vanzelf onze nieuwste tips, boekrecensies, Mail & Win acties en meer.