Is de administratie bijhouden een vervelende of tijdrovende klus? Nee hoor! Niet wanneer je de super-eenvoudige ‘4 stappen methode’ van De Huishoudcoach gebruikt! Hoe het werkt? Nou, heel eenvoudig, zo…
De voorbereidingen
Leg bij je administratieplek een eenvoudig ‘werkarchief’ aan: twee stevige tijdschriftcassetttes, die je de labels ‘Doen’ en ‘Bewaren’ geeft. Maak op een andere plek in huis – bijvoorbeeld in je studeerkamer of in een bijkamer – een zogenaamd ‘bewaararchief’ met minimaal 12 hangmappen, waarin je belangrijke stukken gecategoriseerd kunt bewaren.
Zet vervolgens de onderstaande 4 stappen om korte metten te maken met rondslingerende post, te laat betaalde rekeningen en onbeantwoorde uitnodigingen!
Stap 1. Sorteer dagelijks alle inkomende post
Maak, zodra de post op je deurmat valt of wanneer je thuiskomt van je werk, meteen alle enveloppen open en neem de poststukken even vluchtig door. Gooi paperassen die je niet nodig hebt of wilt houden, direct in de papierbak (ja, dit geldt ook voor de lege enveloppen 🙂 Verdeel de overgebleven papieren, die wél relevant zijn, over de twee tijdschrift-cassettes van je ‘werkarchief’:
- Stop papieren waar je nog wat mee moet doen (betalen, bellen, mailen, declareren) in de ‘Doen’ tijdschrift-cassette
- Stop papieren die geen actie meer van je vragen, maar die je wel moet bewaren in de ‘Bewaren’ tijdschrift-cassette
Deze sorteeractie kost je letterlijk slechts 2 minuten per dag, maar bespaart je op een later moment enorm veel zoektijd, rommel, stress en ellende, want vanaf nu weet je precies waar je belangrijke post is gebleven!
Stap 2. Schoon wekelijks de ‘Doen’ tijdschrift cassette op
Plan – liefst op een vaste moment in de week – een ‘adminstratie half uurtje’ in en handel alle poststukken uit de ‘Doen’ tijdschirft-cassette af. Betaal rekeningen, beantwoord uitnodigingen, maak declaraties op, enzovoort. Besluit vervolgens wat er met de net afgehandelde poststukken moet gebeuren. Bewaren? Stop ze dan in de ‘Bewaren’ tijdschrift-cassette. Wegooien? Stop de meteen in de oud papierbak.
3. Schoon maandelijks de ‘Bewaren’ tijdschriftcassette op
Neem 1 x per maand de ‘Bewaren’ tijdschrift-cassette mee naar je bewaararchief elders in huis en bekijk nogmaals of je elk stuk papier dat je er in de weken ervoor hebt ingestopt wel echt wilt of moet bewaren.
Zo ja, hevel het over naar één van de mappen in je bewaararchief. Zo niet: neem er alsnog afscheid van. Zo, dat ruimt lekker op! Zet de ‘Bewaren’ tijdschrift cassette na afloop weer terug op zijn vaste plek.
4. Schoon jaarlijks de mappen van je bewaararchief op
In een jaar tijd kan een mens een hoop papieren verzamelen, dus na verloop van tijd slibt ook je bewaararchief dicht. Kijk daarom één keer per jaar de mappen in je bewaararchief door en gooi weg wat weg kan!
Je raadt het al: de makkelijkste stap – stap 1 – is de sleutel tot succes!
De ‘4 stappen methode’ valt of staat met het consequent zetten van de eerste stap. Want als je stap 1 niet dagelijks zet, wordt het moeilijk om stap 2 te zetten; en wanneer je stap 2 niet zet, komt stap 3 ook serieus in het gedrag, om over stap 4 natuurlijk maar te zwijgen.
En zeg nou zelf… zo moeilijk is het toch niet om die 3 of 4 poststukken meteen te openen en in een tijdschriftcassette weg te werken? Heb je meteen ook geen last meer van die groeiende stapels papier op je eettafel! 😉 Dus, zet dagelijks stap 1 en je zal merken dat het doen van stap 2 opeens heel eenvoudig is. En wanneer je stap 1 en stap 2 weet te zetten, ben je eigenlijk al voor 95% succesvol in je administratie bijhouden. Gefeliciteerd!
