Bewaartermijn administratie - Hoe lang moet je administratie bewaren?
Een van de vragen die ons als HuishoudCoach het vaakst gesteld wordt is: wat is de bewaartermijn administratie? Met andere woorden, hoe lang moet je alle papieren en documenten, die je archief bevolken, eigenlijk bewaren?
Het antwoord op die vraag is gelukkig minder ingewikkeld dan je in eerste instantie misschien zou denken. Sla onderstaande checklist er maar eens op na. Al lezende zul je zien dat het meeste eigenlijk voor zich spreekt. Twijfel je toch, dan heb je vanaf nu je leidraad gevonden:
Bewaartermijn administratie
Je leven lang
- Notariële stukken (bijv. testamenten, akten)
- Diploma’s, certificaten en getuigschriften
- Arbeidscontracten
- Inentingspapieren
- Jaaropgaven en -overzichten
- Medische documenten
- Trouwboekje
- Adoptie- of echtscheidingspapieren
5 jaar (particulieren)
7 jaar (ondernemers)
- Grootboek
- Debiteuren- en crediteurenadministratie
- In- en verkoopadministratie
- Loonadministratie
- Voorraadadministratie
N.B. papieren m.b.t. onroerende goederen moet je minimaal 10 jaar bewaren!Tot het verstrijken van de geldigheidsdatum of ontvangst van een vervangend exemplaar
- Verzekeringspolissen
- Lidmaatschapsbewijzen
- Pensioenoverzichten
- Garantiebewijzen
- Servicecontracten
- Catalogi
- Roosters
- Wegenkaarten en plattegronden
Schoon schip
Loop aan de hand van deze checklist je hele bewaararchief één keer goed door en bekijk welke papieren mogen blijven en welk weg kunnen.De paperassen die weg kunnen, verwijder je meteen vakkundig uit je hangmappen en gooi je in de papierbak of haal je door de papierversnipperaar. Want hoe minder papier je archief hoeft te torsen, hoe toegankelijker het is!
Bewijs het een ander, informeer jezelf
Bewaar alleen papieren die een bewijsfunctie hebben of informatie bevatten, die je niet zo makkelijk elders kunt opvragen. Van alle overige paperassen kun je met een gerust hart afscheid nemen. De polisvoorwaarden van je ziektekostenverzekering zijn hiervan een goed voorbeeld.Want mocht je die nodig hebben, dan is één telefoontje naar je verzekeraar voldoende om een gloednieuw exemplaar per post te ontvangen. Of je zoekt ze gewoon via het internet op. Dus... weg met dat 50 pagina's tellende stuk dat doorgaans alleen maar stof ligt te happen!
Levend archief
Hevel afgehandelde paperassen maandelijks over naar je bewaararchief, nadat je ze nog even op hun 'minimale bewaartermijn' hebt bekeken.En vergeet natuurlijk ook de jaarlijkse opschoonbeurt van je bewaararchief niet. Plan die nu alvast in je agenda in, zodat je wat dit betreft nooit meer achter de feiten aan zult hollen.
Professional organizer Els Jacobs van De HuishoudCoach is schrijver van boeken over opruimen, administreren, plannen en huishouden, waaronder de bestseller 'Organiseer je leven'.
Daarnaast leidt ze al ruim 15 jaar nieuwe organizers op via de Opleiding Professional Organizer voor Particulieren en de Opleiding tot Organizer voor de Zakelijke Markt (zowel op locatie als online). En natuurlijk coacht ze ook zelf anderen nog steeds naar opgeruimder leven en effectiever werken.
