Heb jij ook zo’n takenlijst die alleen maar langer wordt in plaats van korter? Of waar de nodige taken op staan waaraan je al maanden geleden had moeten beginnen en die maar niet af willen komen? Hoog tijd om te ontdekken hoe je van je moedeloos makende takenlijst een uitnodigende To Do lijst maakt
Een To Do Lijst maken die werkt
1. Maak een lijst van alle taken die op je bord liggen
Pak pen en papier, ga aan tafel zitten en schrijf alle taken op een A4-tje waarvan je denkt: ‘O ja, ik moet ook nog…’. Meestal zijn dit taken die
- niet-regulier zijn, dat wil zeggen: taken buiten het normale patroon van je dagelijkse werkzaamheden om gaan.
- erg vaag zijn, waardoor je ze steeds voor je uitschuift
- je steeds weer dreigt te vergeten
- variëren in belangrijkheid van heel belangrijk tot volkomen onbelangrijk
Maak een zo compleet mogelijk takenoverzicht en stel jezelf steeds de vraag: ‘En wat nog meer?’. Neem dus geen genoegen met een halfslachtig lijstje. Het is tenslotte de bedoeling dat je hoofd zo lekker leeg is. En dat jij straks beter kunt beslissen a) wat je wel en niet gaat doen en b) hoe je dat gaat doen…
O ja, en het is natuurlijk helemaal o.k. als je deze lijst niet op papier opstelt, maar digitaal maakt, als je bijvoorbeeld graag lijstjes op je mobiel of computer maakt.
2. Geef de taken op je takenlijst een prioriteit 1, 2 of 3
De meeste mensen hebben meer taken op hun lijst staan dan ze menselijkerwijs kunnen uitvoeren. Ken daarom eerst alle taken die je moet of wil vervullen een prioriteit 1, 2 of 3 toe. Hierbij staat 1 voor hoogste prioriteit, 2 voor gemiddelde prioriteit en 3 voor lage prioriteit.
Weet je niet wat prioriteit heeft? Gebruik de vuistregel van de 3 G's. Alles wat jou op kortere maar vooral op langere termijn geluk, gezondheid of geld oplevert, verdient prioriteit. Let er daarbij op dat je niet meer dan 10% van jouw taken een prioriteit 1 geeft. Sommige dingen in het leven zijn écht belangrijker dan andere en je kunt nu eenmaal niet alles tegelijk doen...
3. Vertaal de 3 belangrijkste prioriteit 1 taken in concrete acties
Pik de 3 belangrijkste taken met prioriteit 1 uit je lijst, pak er een To Do boekje bij en schrijf elke ‘prioriteit 1 taak’ op een linkerpagina’s van dit boekje. Of - als je liever digitaal werkt - neem ze over in bijvoorbeeld 'Notities' (iPhone) of een andere mobiele app waarin je makkelijk lijsten kan maken.
Bedenk vervolgens voor elke taak wat de eerstvolgende concrete actie is die het afronden van die taak ten goede zal komen én welke concrete vervolgacties er nodig zijn om de taak echt tot een goed einde te brengen. Schrijf die op de rechterpagina achter de bijbehorende taak of direct onder de taak in de app van je voorkeur. Een voorbeeld. de vage taak ‘Belastingaangifte indienen 2023’ zou je in februari 2024 kunnen opdelen in acties als:
- 'Download jaaropgave 2023’
- ‘Maak overzicht banksaldi eind 2023’
- ‘Verzamel extra uitgaven ziektekosten’
- Enzovoort.
Zo ‘vertaal’ je jouw drie vage, abstracte prioriteit 1 taken in een to do list met praktische, uitvoerbare acties. En dat verlaagt de drempel aanzienlijk om hiermee aan de slag te gaan!
4. Noteer alle acties op je To Do lijst met een werkwoord
Start elke concrete actie die je opschrijft liefst met een werkwoord in de gebiedende wijs, bijvoorbeeld:
- ‘Bel Marieke voor adres boekhouder’
- ‘Mail makelaarJanssen’
- ‘Kies de kleur verf voor de babykamer’
Daarmee prikkel jezelf om tot actie over te gaan en daar is het je bij een To Do lijst maken toch uiteindelijk om te doen ...
5. Voer gelijksoortige acties van je lijst ‘geclusterd’ uit
Wanneer je concrete acties zo efficiënt mogelijk wilt uitvoeren, is het handig soortgelijke acties geclusterd af te handelen. Trek bijvoorbeeld eens een half uurtje uit om alle telefoontjes te plegen, die op je To Do lijst staan. Dat scheelt je per actie de nodige voorbereidings- en afrondingstijd, omdat je alles wat je voor het ‘bellen’ nodig hebt maar één keer erbij hoeft te pakken.
En heb je alle acties uit je to do boekje afgemaakt? Kies dan 3 andere prioriteit 1 taken en vertaal ook die in concrete acties, waarna je ze probleemloos kan uitvoeren.
Bonustip Doe alles wat minder dan 5 minuten kost NU!
Hoe korter je To Do lijst is, hoe bemoedigender. Dé manier om je To Do lijst binnen de perken te houden (buiten stap 2 van hierboven gewetensvol toe te passen) is om elke actie die je binnen 5 minuten kunt uitvoeren niet eens te noteren, maar meteen af te handelen. ‘Bel Marieke voor adres boekhouder’, ‘Maak nieuwe afspraak tandarts’ en ‘Vervang ledlampje’: het kan allemaal binnen 5 minuten, dus doe het NU. Je zult er versteld van staan hoezeer dit je slagkracht ten goede komt. Veel succes !
